Un día productivo, paso a paso

Ultimamente siento que están llegando muchos lectores nuevos interesados en la productividad personal en general, y GTD en particular. Alcanzar la “maestría” productiva no es cosa que se consiga de un día para otro. Hay muchos hábitos, técnicas y herramientas que tenemos que aprender y luego poner en práctica de forma adecuada. En este sentido, tener ejemplos reales de cómo aplicar los distintos principios de productividad personal ayuda mucho.

Hace tiempo presenté mi rutina matutina diaria, en la que explicaba algunos de mis hábitos productivos para comenzar el día. Hoy he decidido dar una visión más completa, y mostrar cómo es un mi día productivo completo en mi vida. Aunque se trata de un día ideal, me suelo acercar bastante la mayoría de los días. Espero que os resulte interesante y os ayude a poner en práctica los conceptos productivos.

5:00 am Siempre me levanto al menos una hora antes de prepararme para ir a la oficina. Lo primero que hago es echar un vistazo a la lista de tareas importantes que tengo planeadas para hoy. Generalmente la lista incluye tareas relacionadas con mis proyectos personales, así que me pongo en marcha. En mi caso, siento que tengo más energía por las mañanas. Por eso me gusta aprovechar el silencio y la tranquilidad de las primeras horas para avanzar en mis proyectos personales –otros pueden querer hacerlo por la tarde. Entre las cosas que hago están leer libros o material pendiente, escribir artículos para el blog, investigar en Internet, practicar piano, ir a pasear al parque con mi perro, y un largo etcétera, depediendo de los proyectos que tenga entre manos.

7:15 Desayuno, me ducho, me visto y me voy a trabajar. El trayecto a la oficina suele ser muy productivo. Pongo un poco de música de mi iPod, conduzco despacio –disfrutando de los ruidos y rutinas matinales de la ciudad–, y generalmente mi cabeza empieza a generar multitud de ideas y recordar algunos detalles que no había anotado en mis listas. Gracias a la grabadora de mi teléfono, todas ellas quedan convenientemente capturadas como notas de voz, listas para ser procesadas cuando llegue el momento.

8:30 Llego a la oficina. Después de guardar la comida de casa en el frigorífico y prepararme un té, enciendo mi ordenador. Reviso los compromisos en el calendario y la lista de cosas importantes para hoy, y me pongo a ello –desde luego, no abro el programa de correo, ni navego por Internet o me conecto a Twitter o Facebook. Intento trabajar al menos una hora seguida –quizá con un breve descanso si utilizo la técnica Pomodoro–, o idealmente hasta terminar la tarea completamente.

10:00 Una vez terminada la primera tarea hago el primer descanso “largo” de 5-15 minutos. Es el momento de abrir el correo y procesar los mensajes que haya en la bandeja de entrada. También proceso la bandeja de entrada física –si quedó algo pendiente del día anterior–, las notas de voz y las tareas recolectadas en el Things de mi iPod. Hago todas las tareas de menos de 2 minutos. Y si me sobra tiempo, a lo mejor leo un par de artículos de blogs o tuiteo algo.

10:15 Ataco la segunda tarea importante del día, exactamente igual que la primera. El objetivo es llegar a la hora de comer con todas las tareas importantes terminadas –la primera en casa, y las otras en la oficina. A lo largo de la mañana procuro no volver a revisar el correo. Tampoco necesito volver procesar las bandejas de entrada –si llega algo nuevo, generalmente puede quedarse ahí hasta después de comer. Los descansos entre tareas los puedo dedicar a breves actividades de ocio, o a tareas de baja intensidad, como hacer llamadas de teléfono, archivar o ponerme otro té ;-)

Es importante decir que no suelo atender las interrupciones en el momento. En su lugar, tomo nota de la nueva tarea, gravo una nota de voz o la añado a alguna de las bandejas de entrada, y continuo con lo que estaba haciendo. De esta forma me aseguro de que primero hago lo importante, y que lo urgente no rija mi día a día –uno de los mayores errores productivos.

13.00 Hora de comer. En mi actual empleo tengo una hora para comer. Como sólo necesito 20-30 minutos, empleo el resto del tiempo para estirarme un poco, responder comentarios de mi blog, participar en Twitter, revisar la cartelera de ocio de mi ciudad, escribir a algún amigo o familiar, llamar a mi madre en España –que se encuentra a 7 horas de diferencia–, o cualquier otra actividad que me apetezca hacer fuera de lo estrictamente laboral.

14:00 Reviso y proceso el correo por segunda vez. Luego, si no he terminado las tareas importantes, me vuelco en ellas hasta terminarlas –salvo que alguna urgencia inmediata o un imprevisto haga necesario dejarlo a un lado. Si todas las tareas importantes están terminadas, entonces ataco las tareas en mi lista de “próximos acciones”, teniendo en cuenta mi nivel de energía, las prioridades y el contexto en que me encuentro –generalmente puedo hacer cualquier cosa que no requiera estar físicamente en la calle o en casa.

En algún momento a lo largo de la tarde suelo reservar un tiempo para dar seguimiento a los asuntos que tengo pendientes. Repaso la lista de cosas “a la espera” y hago las llamadas o envío los correos que sean necesarios para asegurarme de que todo marcha como debe.

17:00 La última hora en la oficina me sirve para hacer una pequeña revisión de mi sistema y dejar atados todos los cabos sueltos. Reviso el correo por última vez, proceso las bandejas de entrada, compruebo lo que he completado hoy, actualizo el calendario, y selecciono las tareas importantes para mañana. También hago llamadas de última hora y dejo mi lugar de trabajo recogido y ordenador. Me tomo un tentenpié a modo de merienda –generalmente fruta–, y me dispongo para irme.

18:00 Procuro salir puntual, salvo que los proyectos actuales me obliguen a salir tarde. Las tardes son para ir al gimnasio –tres o cuatro veces por semana–, o hacer otras actividades con mi familia o los amigos. A veces dedico tiempo extra a mis proyectos, pero sólo si no tengo nada programado, o si tengo algo urgente que debo terminar. Intento que estos tiempos extras dedicados a mis proyectos sean la excepción y no la norma, para no afectar la vida familiar y social.

21:00 La última hora del día antes de irme a dormir es para relajarme y hacer un repaso mental del día. Evalúo lo que he hecho, qué cosas han salido bien y qué podría haber hecho mejor. También selecciono mentalmente las tareas más importantes que tendré que acometer en primer lugar el día siguiente. La idea es despejar mi mente de cualquier preocupación, y dormir con la seguridad de que todo está bajo control.

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