Utiliza la Ley de Parkinson para ser más productivo

Foto por blmurch (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Cuando estudiaba ingeniería en sistemas informáticos vimos una “ley” muy curiosa, que más que una ley era una observación del tipo Principio de Pareto. Dicha ley, llamada Ley de Parkinson, aplicada a la informática venía a decir algo así como: “los programas son desarrollados para ocupar toda la memoria RAM disponible en el ordenador en que van a ejecutarse”. Dada la precisión con que describía este y otros hechos similares, la Ley de Parkinson se ha ido aplicando a muchos otros campos prácticos.

Por supuesto, la productividad personal no podía ser una excepción, y no falta su enunciado aplicado a este campo: “el trabajo crece hasta ocupar todo el tiempo disponible para su realización”. Pero, ¿cómo nos puede ayudar esta ley para ser más productivos?

El ejemplo más claro de la Ley de Parkinson en acción es cuando nos estamos preparando para dejar la oficina por unos días o un par de semanas, y queremos dejar todo en orden. Como por arte de magia, las tareas que normalmente tardamos en hacer varias horas, el día antes de irnos de vacaciones las terminamos en una hora. Sabemos que sólo tenemos un día para dejarlo todo listo, y de alguna forma conseguimos arreglárnoslas.

Algo parecido sucede cuando se acerca la fecha límite para entregar un trabajo. Ya sea porque hemos procrastinado o porque no hemos tenido tiempo, hay cosas que dejamos siempre para el final, y siempre terminan saliendo.

Cuando sabemos que tenemos ocho horas de jornada laboral por delante, nuestro cerebro se relaja. No hay prisa, podemos tomarnos el tiempo que sea necesario. Al no tener sensación de urgencia es muy fácil que “perdamos” el tiempo en actividades de poco valor. Sin embargo, cuando sentimos la presión de la falta de tiempo, inmediata e insconscientemente empezamos a filtrar actividades, atacando sólo aquello que es verdaderamente importante.

Resulta obvio pues que es posible aprovechar este principio si aprendemos a desarrollar un sentido de urgencia en todo lo que hacemos, todos los día –no sólo el día antes de entregar un resultado a nuestro jefe.

Una de las técnicas que más me gustan y que mejores resultados me da consiste en establecer objetivos diarios. Cada mañana identifico 3-5 cosas que deben estar hechas por la tarde antes de terminar la jornada –generalmente coinciden con las tareas más importantes, aunque a veces también son verdaderas tareas urgentes. Para obligarme y no dejarlo todo a mi estado de humor, procuro comprometerme, personal o públicamente. Por ejemplo, comento a mis compañeros lo que voy a hacer hoy, o llamo a la persona que le debo entregar algo para decirle que hoy estará listo. Otras veces condiciono una pequeña recompensa al cumplimiento del objetivo.

Así que ya sabes: cada vez que te sorprendas haciendo cosas de forma rutinaria, de poco valor, o que salgas tarde de la oficina, pregúntate si no estarás siendo víctima de la Ley de Parkinson. Limítate a lo imprescindible –a ser posible a ese 20% de actividades que te proporciona el 80% de los resultados–, y haz que todos tus días tengan valor.

¿Has sido víctima de la Ley de Parkinson alguna vez? ¿Qué otras técnicas conoces para crear sentido de urgencia? Comparte tu experiencia con nosotros en un comentario.