El sistema de archivo Firthunands (2)

Foto por Appfrica (via Flickr)

Nota del editor: Este es el segundo artículo invitado de una serie de Hluot Firthunands, lector habitual del blog, en el que comparte con nosotros su método para archivo digital | Si quieres publicar un artículo en El Gachupas, revisa la página de colaboraciones.

(Artículo anterior: El sistema de archivo Firthunands (1))

El método

Las carpetas y los archivos siguen casi las mismas reglas para nombrarlos que las fichas bibliográficas.

Primero ¿qué es? Un libro en pdf es un trabajo terminado, que utilizamos de forma muy diferente que el informe que tengo que acabar mañana (el primero se lee y el segundo se modifica). También se utilizan de forma diferente el software y las memorias de los congresos. Entonces, el nombre de las capetas y los archivos tendrán una letra inicial que defina que son. Por ejemplo:

En los archivos:

I de Información, libros, informes (terminados), publicaciones, revistas. O sea, archivos con información que ya no tendrá modificaciones como si fuera un libro publicado.

T de Trabajo, todos los archivos en los que se esta trabajando, que no están terminados. Esta letra indica cual es nuestro trabajo.

En las carpetas:

C de Capacitación, cursos o congresos, son carpetas que contienen apuntes de los cursos y capacitaciones y las memorias de los congresos.

I de Información, contienen libros, informes, publicaciones, revistas y se utilizan cuando la publicación tiene muchos archivos.

T de Trabajo, son las carpetas en donde esta el trabajo que se realiza.

S de Software, dentro de cada una de estas carpetas esta un programa, sus manuales, referencias de donde e descargo, etc.

Dos letras para los archivos, 4 para las carpetas. La “T” y la “I” en los archivos corresponde a la “T” y la “I” en las carpetas. La “C” y la “I” en las carpetas se pueden considerar como similares y dejar solo una letra. Cuestión de gustos y necesidades.

Segundo la fecha. Para que la computadora ordene automáticamente los archivos y carpetas por fecha, es necesario poner la fecha en el nombre del archivo. Yo utilizo lo siguiente: “2009 1115” o sea, año 2009, mes 11, día 15. La fecha puede ser la de publicación de un libro o informe, la fecha en que yo genere un archivo de mi trabajo o la fecha en que alguien me proporcionó un archivo.

Tercero el país. Utilizando el dominio de cada país en Internet, España es ES, México es MX, Bulgaria es BG, Congo es CG, etc. Obviamente, se necesita un trabajo muy especial para manejar información de mas de 15 países, así que las abreviaturas a manejar son pocas y siempre se podrá recurrir a la lista cuando se tengan dudas.

Cuarto el autor. Estoy trabajando, mi jefe me pasa algunos datos ¿donde pongo el archivo para no perderlo? A los archivos que yo genero, donde està mi trabajo, les pongo mi nombre “Hluot”, los de mi jefe dicen “Jefe” o su nombre, apellido o apodo (según la simpatía). Pero siempre me refiero a la misma persona con el mismo nombre. Y los archivos se ponen juntos.

Quinto el nombre. Es el nombre que cada persona le pone a los archivos, aunque a veces es bueno cambiarlo por las palabras claves que definan la información que contiene.

Los resultados

Si llamamos extensión al numero de directorios que manejamos y profundidad al número de carpetas dentro de otras carpetas o directorios, entonces la extensión es de un poco más de 200, pero la profundidad según mi experiencia es de 3 como máximo. Y como se mencionó antes, la extensión no es problema porque se formó con una clasificación sistemática de casi cualquier tema.

En lo particular, yo tengo los 200 directorios en mi computadora, aunque no los utilizo todos. Los directorios que si utilizo, donde guardo información, los identifico cambiando el icono de carpetas por cualquier otro. De esta forma, un vistazo rápido me permite saber si tengo información de un tema sin abrir el directorio. Dejar solo los directorios de interés y borrar el resto no es problema.

Con lo anterior, se crean carpetas y archivos de nombres muy largos. Por ejemplo, el nombre de la carpeta con las proyecciones de población de México que realiza el Consejo Nacional de Población (CONAPO), y que publicó en 2004, sería “I 2004 0000 MX CONAPO Proyecciones de población” y podría estar junto con las estadísticas de ambiente de SEMARNAT “I 2005 0000 MX SEMARNAT Situación medio ambiente”, todo dentro del directorio “HA Datos estadísticos”.

El presente texto tiene por nombre “A 2010 0215 Hluot Organización de archivos” y se ubica dentro de una carpeta llamada “T 2009 1100 MX Hluot Organización de archivos” del directorio “ZA Catalogación”. En los archivos “T” omito la regla del país porque todos los genero en México y porque siempre están dentro de una carpeta que especifica para que país es el trabajo.

(continuará)

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