GTD: Cómo evitar quedar fuera de contexto

Una de las ideas más potentes —y originales— de la metodología de productividad personal GTD introducida por David Allen en 2001, es el concepto de «contexto». Tanto es así que muchos métodos de organización que han surgido a su sombra durante los últimos años, incorporan de un modo u otro algo parecido a los contextos. Y cuando no lo incorporan, como sucede por ejemplo con Autofocus, ya se encargan sus propios usuarios de ver la manera de hacerlo, aunque a veces resulta bastante complicado por la propia naturaleza «antiproductiva» del método.

Por si no lo tienes claro, un contexto es una herramienta, persona o lugar necesario para poder hacer algo. Es decir, que si un contexto no está disponible, no puedes hacer ese algo, aunque quieras. La primera consencuencia interesante de este enfoque es que, si no te encuentras en un contexto determinado, puedes «ignorar» temporalmente todo lo que necesitas hacer en ese contexto, y así enfocarte en lo que sí puedes hacer en este momento. Es decir, que los contextos nos dan un criterio objetivo que nos ayuda a tomar la decisión de qué hacer en cada momento ante la pregunta que todos nos hacemos varias veces al día: «¿y ahora por donde sigo?».

Además de herramientas, lugares y personas, David Allen propone otro par de criterios objetivos que condicionan la ejecución de una actividad. Por ejemplo, si algo te va a llevar una hora hacerlo, pero sólo tienes veinte minutos disponibles antes de meterte en la siguiente reunión, el tiempo disponible se convierte en un «contexto», en el sentido de que puede condicionar qué cosas puedes o no puedes hacer en ese tiempo. Y lo mismo sucede con el nivel de energía mental necesario para hacer algo: si tienes que dar feedback sobre un texto especialmente complejo y largo, no parece buena idea intentarlo cuando tu capacidad de concentración y enfoque hace rato que ya está al nivel del suelo.

Reconozco que el tiempo disponible y el nivel de energía mental son más escurridizos, como contextos, que la necesidad de disponer de una herramienta, estar en un lugar o tener a una persona delante para poder hacer algo. Al fin y al cabo, resulta imposible enviar un email si no tienes un dispositivo adecuado y acceso a internet, pero siempre puedes intentar hacer algo en esos veinte minutos antes de la reunión, o apretar los dientes y hacer de tripas corazón para extraer la última gota de energía mental disponible que te permita revisar ese texto complicado. Por eso, muchos consideramos que el tiempo y el nivel de energía mental disponibles son en realidad «pseudo-contextos», en el sentido de que no hay un impedimento físico si es que decides hacer algo al respecto en contra de las circunstancias, lo que no sucede con los «contextos» de verdad.

Lo que debe quedar claro es que, cuando decimos que algo no se puede hacer es porque: 1) no te encuentras en el contexto adecuado y, por tanto, te resulta físicamente imposible hacerlo; o 2) asumiendo que tu intención es, no solo hacer las cosas, sino hacerlas bien, no se dan las condiciones suficientes para hacerlo de una manera aceptable. Es decir, que lo que puedes o no puedes hacer viene impuesto por la realidad, ya sea física o circunstancial, y no por lo que tu pienses, creas o desees.

Llegados a este punto, parece lícito hacerse una pregunta: si tengo que entregar algo «para ya», pero no estoy en el contexto que necesito para hacerlo, ¿qué puedo hacer? La respuesta es: evita a toda costa quedarte «fuera de contexto». Como acabamos de ver, se trata de un callejón sin salida: o te resultará físicamente imposible hacerlo e incumplirás un compromiso, o lo harás mal. En cualquiera de los dos casos, quedarse fuera de contexto hará que tu credibilidad como profesional se vea afectada negativamente.

Muchos practicantes de GTD, incomprensiblemente algunos de ellos ya veteranos, intentan evitar quedarse fuera de contexto utilizando algún tipo de planificación, como por ejemplo eligiendo de antemano unas pocas tareas cada día, con la idea de intentar hacerlas en primer lugar, antes que cualquier otra cosa. Esta técnica es conocida como «listas de TMI» o tareas más importantes. Así, enfocándose primero en aquellas cosas que consideradan más importantes y/o urgentes, tratan de no quedar «fuera de contexto» en el último momento.

Sin embargo, cuando practicas correctamente GTD, siempre tienes a tu disposición un inventario actualizado de las cosas que tienes que hacer, adecuadamente organizadas por contexto y fechas de vencimiento. Si, tan pronto te encuentras en un contexto determinado, sistemáticamente empiezas haciendo primero aquellas cosas que vencen antes, es muy raro que llegue el día de su vencimiento y aún estén sin hacer. Es una cuestión de hábito y sentido común. Por tanto, si practicas GTD, cualquier tipo de planificación de tipo TMI es una solución claramente subóptima, y supone una sobrecarga de trabajo absolutamente innecesaria.

Y, si a pesar de todos tus esfuerzos por evitar quedarte fuera de juego, surge algo que necesitas hacer «para ya» —generalmente debido a la negligencia de un tercero, que ha dejado para última hora un asunto y tiene la posibilidad de involucrarte—, ¿qué es lo que puedes hacer? La respuesta es tan obvia que me da hasta vergüenza decirlo: haz por encontrarte en el contexto que necesitas lo antes posible. Como dice mi buen amigo José Miguel Bolívar, «no eres un árbol, puedes moverte».

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